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美国社区的管理模式

添加时间:2018年4月11日   来源: 昆山房产律师     http://www.ksfdclvshi.com/
  每个社区协会必须决定哪—种形式的管理最能满足。自己的需要,除非在管理文件中有其他特定的说明,一般有三种不同类型的社区协会的管理。
  (1)志愿的或者自我的管理
  这是由董事会自身或者在董事会领导之下的委员会组织的社区协会的管理。
  (2)协会聘请经理人的管理
  经理人直接由社区切、会聘任,进行社区物业事务的管理。
  (3)管理公司的类型
  由社区协会签定合同,聘请管理公司,而经理人是管理公司的代表。
  小型的协会一般倾向于对社区的自我管理。自我管理型的社区协会构成了所有协会数量的绝大一部分;现在,美国有大约十五万个自我管理的社区协会。
  这种小规模的社区常常缺乏资源,以获得来自于协会聘请的职业经理人或者专业的社区管理公司所能提供的服务。就志愿者为他(她)们的社区所花费的时间和精力来说,他(她)们在日常的义务工作中为自我管理型的社区做出了显著的贡献
  许多大型的协会选择雇请一家管理公司来维护他(她)们的社区。这种典型的情形适用于从中型到大规模的社区。管理公司在管理社区物业方面有专门的经验。管理公司通常有景观效果方面的专家,在预算编制、董事会管理事务,文书准备、管理文件的编订事务等等方面有专门的人才。不仅如此,管理公司还习惯于一些专门的服务,与维修方面的承包商签订合同,与开发商,地方政治家,城市,县或者州政府的相关机构打交道,与社区协会需要与之工作的其他的行政机构相接触。
  大型的社区在日常的管理活动中需要一位现场经理,他(她)可以是由社区协会聘请的或者也可以是由管理公司派出的一名雇员。小型的社区聘请一家管理公司时,会协商安排一位社区物业经理主要履行非现场的物业管理的职责。
  ——社区经理(社区协会物业经理)
  社区协会经理的作用是执行董事会的决定,具体管理由董事会制定的政策和指南为背景的协会的运作,具体组织各项服务,项目计划的开展,完成合同或协议的条款所规定的职责,在职业经理人的情形下,还需要为没有运作经验的董事会在制定政策.做出决策等方面提供指导,比如:提供信息资料、安排培训甚至引领董事会的工作。
  社区经理的权力和责任是由下列条件定性和限制的:
  (1) 在管理文件中明确了董事会的权力,可以签订聘请合同,引进社区经理(有些管理文件还会要求董事会聘请职业经理人)。
  (2) 经理人与董事会签订的管理合同或者聘用的协议。
  (3) 对社区经理而言,代表了特定的权力和职责含义的董事会的行动。
  社区经理在履行服务的职责时,一般有四个方面的服务领域。小型协会的经理也许只执行这些服务领域的一小部分的职责,而大规模协会的经理也许要执行所有领域的服务职责。社区协会物业经理的服务范围包括:
  a、财务服务
  填制账单,收缴管理费,应付账款,填制现场管理人员的工资单,制作财务报表,财务预算和资金储蓄的分析,保存财务记录等等,这些是社区经理能够提供的财务服务。
  b、行政和文书服务
  行政和文书的服务包括了安排和参加年度的会员大会,董事会会议和专门委员会会议,保留会议人员的名单;会议记录和会议文件;整理重新出售物业的业主转换的信息, 准备和分发住户信息的一揽子资料,打印和分发简讯;准备特别的邮件;准备董事会熟悉情况,了解环境的一揽子的材料;评估标准化的运作程序;进行协会财产的盘点记录:提供问询和紧急情况的服务;记录和整理工作单;协助雇用、解聘、监督现场物业管理人员和合同承包商的工作。
  c、建筑物维护
  物业经理不时地提供建筑物维护的服务,诸如:卫生、管道维护和油漆涂刷。这些工作经常由现场的物业维护人员或者对外发包的承包人来完成。物业经理会协助完成挑选过程并且有监督现场人员和承包人工作的任务。
  d、场地维护
  场地维护服务包括了小区景观和娱乐设施的维护,铲除积雪,垃圾清运,场地的清扫。就如同建筑物的维护一样,场地的维护一般是由现场的雇员或者外包的合同承包商来完成的。同样,物业经理会协助雇请的维护人员、场地维护承包商,并且评估他(她)们的维护工作。物业经理也能够提供周期性的场地巡检报告。
  由于职业社区协会经理人被聘请来执行和监督广泛的不同性质的工作,因此,一个有效率的经理在以下领域有坚实的理解能力:人力资源原理、经济合同、会计学、心理学、保险原理、植物维护、教育培训、政府公共关系、董事会管理、基本的建筑知识和法律。
  业主应当寻找获得了职业资格证书或者授予了职称的经理人,确保他(她)们的经理在技能上达到了特别的水准,帮助协会平稳地运作。
  ——管理的伦理标准
  “伦理”一词的含义是指一个人在处理与他人的相互关系时所做出的特定的选择。
  职业伦理或职业道德是指职业领域每个成员的行为的规则或者标准。假设的前提是:职场上的具有特别技能的成员遵循这些伦理的规则,取得了其他人的高度的信任。
  社区协会经理有以下的职业责任:
  (1)提供勤奋和诚实的服务;
  (2) 当出现一种对他或她构成了潜在的利益;中突的情形时,应当充分地指明这种情形的可能性;
  (3) 运用合理的关爱、努力的态度和专业的技能;
  (4)避免和社区协会发生争执;
  (5) 避免发生和社区切、会的利益相;中突的行动;
  (6) 当代表社区的身份行动时,避免企图获得任何私下的利益;
  (7) 由于管理协会的结果,他或她所收到的任何有价值的钱物,应该说明清楚:
  (8) 避免超越董事会所授予的职权范围的行为;
  (9) 在董事会终止了聘用合同之后,避免以社区协会的名义去行动。
  社区协会经理所面临的最基本的道德问题是一种利益的冲突。例如:一个经理或者管理公司以一个公司——诸如景观园艺公司获得利益的行为,而该公司又具有和协会进行经济交往的合法身份。
  获得了cmca职业资格证书的,或者获得了ams或者pcam职称授权的经理,获得了aamc信誉协会管理公司资格评定的管理公司,都会承诺遵守最高的职业道德标准。这样的经理和管理公司必然会遵守由美国社区协会研究所制定的严格规范从业规则和行动的职业道德准则。
  业主的权利与义务
  业主仂、会的成员有两种责任,一种是对他(她)们个人拥有物业财产的保护,另一种是对协会和社区的整体概念。少数成员的漠不关心的态度会导致协会的无效率的状态,毁坏社区的精神风貌。为了保持生活的质量,使得民用住宅社区处在良好的运行态势,每一位成员必须尽到自己的职责。业主协会成功的程度将取决于每一位协会成员能否持之以恒地履行自己的责任,而业主的责任是由创立了总体社区概念的各种协议文本确立下来的。
  作为一名业主,一个交费的社区协会的会员,业主被授予了特定的权力,与此相一致,也被赋予了特定的义务。这些权利和义务包括下列的每一项:
  (1)使用共同的物业区域
  业主有权使用协会的文体设施、共同的空间区域、文娱康乐设施保证对每一户业主开放。业主有责任按照这些设施的性能、目的、操作规程来使用。
  (2)会员和在协会中的投票权
  社区协会或为协会成员的权利,而社区协会的成员身份是由管理社区的文献实体一一协约公告,授予的。一旦他(她)的社区协会的会员身份确认以后,每一位业主就获得了在管理文件中明确规定的在协会中投票的权力,并且通过在社区选举中投票的方式来表达他(她)们的意见。
  (3)参加协会的事务
  每一位成员有权利参加重要部分的协会决策制定的过程。所有的成员有权利参加所有的会员大会并且行使他(她)们的投票权,可以以个人的到场方式,也可以以代理人的方式在此类大会的任何的和所有的决策中行使投票的权利,包括投票选举协会的董事会成员。业主有义务运用业主权利的优势,积极地参与到他(她)们的社区协会的事物之中去。
  (4)查阅协会的记录
  业主协会的所有记录都应当向协会的会员敞开。如果有查阅的要求,协会有必要为协会的成员或者向协会进行问询的可能的房屋购买者提供一套社区管理文件的完全的版本。业主有义务熟悉协会的基本概况、知识并且对协会面临的现行事务保持及时的了解。
  (5)财务责任
  管理文件将会特定地指明每一户业主的财务义务。按照这些义务,每一户业主有义务在交费的截止日期之前交纳所有的管理费用或者文娱设施的费用。
  业主充分享有的上述的每一项权利都与他(她)履行的财务责任相联系。
  一民主的形式
  在今日的美国,社区协会被认为是一种最具有代表性的民主组织,是一种最能响应民主的形式。社区的居民自由地选举他(她)们的邻居从事社区的董事会的工作,服务于社区,一定数量的其他的业主或居民在专门的委员会服务,帮助完成可能产生的特别的任务。
  董事会成员和委员会的委员是志愿的领导人,他(她)们定期地召开会议,讨论社区运作管理的相关的细节。在社区协会召开的董事会可以与都市的城镇委员会会议相比较。
  社区协会基本的权利属于业主,然而,业主选举一个董事会来代表他(她)们行使职权。通常在管理文件中,几平把所有的协会决策制定的权力都授予了董事会。这样一来,留给业主的直接的权力就非常少了。典型的情形是,业主仅仅只有以下事项的投票权:
  (1)选举和罢免董事会成员
  (2) 修改任何一项管理文件的内容,董事会的决议除外
  业主时常会表决通过协会的年度预算的报告,但是,通常所有其他的决策都会留给董事会。结果就是,如果业主不满意董事会的决策,他(她)们通常没有直接的权力,来进行“否决”,或者“推翻”决策的行动。在此类条件下,业主惟一的“补救”办法是选举能代表他(她)们意志的新一届的董事会。另一方面,董事会也有责任倾听业主的呼声,在制定决策时,应当把业主关注的因素考虑进去。获得业主参与的正式的途径包括:
  (1)在董事会会议中的业主或居民论坛形式
  (2)业主参加专门的委员会
  (3)年度的协会会员大会
  其他一些业主参与的形式包括,业主调查.业主的信件和建议。就像一个董事会有责任鼓励业主们通过这些渠道参与到社区的事务中来一样,业主也有责任通过这些途径公开表达他(她)们的观点、意见。
  来自社区协会的志愿者在负责协会事务的运作和管理中,有着清晰的头脑。这些人员通常是一些不付酬金的志愿人员,他(她)们为整个社区事务的管理贡献了宝贵的个人时间和精力。
  建立社区
  拥有共同的物业区域并不意味着自动地创立了社区的意识。培育社区的精神可能是今天的社区协会所面临的最大挑战。
  社区协会的工作综合了地方政府,商业机构和社区本身三者的特点,所有三方面的因素都需要考虑进去。挑战来自于如何平衡三方部门对业主和协会领导人的各自的要求与期待。
  由于建立协会的紧迫性,我们很容易就会把管理和协会运作的商业方面作为关注的焦点。然而,更为值得关注的却是在住户中间形成一种强烈的社区意识,在相互的交流中形成一条清晰的思路,把每个人的注意视线聚焦到真正成为社区的一部分所能产生的积极利益,如何鼓励业主参与协会的活动。结果会是,协会的管理和商务运作反而不是一个难题。
  ——社区精神
  培育社区的文化精神是建立一个有活力的、积极响应和健康社区协会的核心要素。培植社区精神需要吸收住户的建议和吸引住户的投入,需要创建社会和谐美好的氛围和发展居民将会享受其中的快乐的提升精神品位的活动项目。当业主踊跃地投入到活动项目发展的每一个阶段时,居民参与社区协会活动的程序就会随之增加。
  社区精神的完善意味着居民对社区的自豪感。今天的社区协会就像昨天的街坊邻里。有文化精神的社区,就像安全的街坊街区,有一个较高的销售价值。社区精神创立了一种情感的平等,使得有这一精神特质的社区和其他的社区区分开来。
  为了提升所在社区的精神品位,社区协会通常会:
  (1)吸引居民开始的参与意识
  当新的业主搬进来之后,让邻居委员会的成员欢迎他(她)们的到来,通过开始的接触,了解新居民的一些情况和他(她)们的兴趣、爱好。让他(她)们了解社区的基本概况,社区上如何运作的。接下来,在大约四到六周以后,打电话询问以了解他(她)们有什么问题,这也是大好的机会,让他(她)们填写问卷,发现(他她)们有兴趣参加的一些活动。可以询问那些提出了新颖和激动人心的主意的人,他(她)是否乐意组织这样的活动。
  (2) 为新居民创立活动项目
  可以考虑建立”新来者俱乐部”,在那里,新居民每个月都可以与其他的新居民相熟悉,相融洽。在每个月的俱乐部会议上就轮回的主题发布信息,以帮助说服俱乐部的新成员加入到有兴趣的领域中去,这对于如何把新来的居民聚集在一起,建立彼此的联系来说,将会是一次大的社会机会。应当努力使新到来的居民尽快地融入到主流的社区活动中去。
  当”新来者俱乐部”的成员度过了两年的“合法有效期”之后,协会的俱乐部可以开据一份成员“离任”的“官方文件”。
  (5)捐赠物品的活动
  每个人都会有无偿地做点什么事的公益倾向,在下一次的社区活动中可以实施捐赠物品或者无偿服务的公益计划。
  活动的发起人将获得社区居民的认可, 由此吸引更多的居民参与到此项计划中来。当居民们加入到活动的队伍中,他们就能够融合到协会中去并且了解到更多的关于协会的信息和协会给人们的生活带来的好处。
  (4)派送感谢卡
  当某个志愿者——不论能力和贡献的大小,确信他(她)们收到了感谢之类的卡片——也许是一位董事会成员准备的,他(她)们就会认识到,董事会或者物业经理很欣赏他(她)们的参与,并期望他(她)们热忱能持续下去。
  (5)董事会的办公接待日
  一个或者更多的董事会的成员每个月至少安排一次公开的办公日,着重吸纳居民关心的问题。办公的时间和地点应当公布,让居民知晓。协会的管理文件,决议和会议记录在居民想查阅的情形下,应当有效地提供这些资料。这种互动的过程能够向居民显示,董事会是如何关注社区的各项事物,而且对新的理念和主意总是敞开着大门。
  办公接待日的另一个好处是董事会这种权威机构的人性化特征,拉近了与居民——也许是容易忽略的不知名的居民的距离。
  (6)举办季度性的市政听政会
  社区协会可以举办季度,,哇的市政会议,目的在于分享社区信息。董事会的成员应当提交一份现行事务的主题报告或者安排主题议程并且主持一场提问与回答的论坛。市政厅层次的听政会常常有各方人士积极参加。
  (7)寻找一个庆祝的理由
  庆祝仂、会的成功,庆祝大的,小的,传统的,历史巧合的节日。庆祝活动是一种与邻居见面,鼓励居民并发投身社区的热情的极好的方式。
  (8) 组织协会参加更为广泛的社区活动
  不要仅仅局限在协会的“边界”范围内,可以鼓励居民参加地方的组织,诸如各种俱乐部。
  (9) 支持社区对地方政治事务的关注
  可以使用社区俱乐部会馆或者指定的会议厅,在竞选年的10月份举办一场“候选人之夜”的聚会,这是居民与候选人见面的极好的机会,居民们参加一个夜晚的聚会,表达对一个政治党派的支持意见或者通过政治辩论的论坛,表达自己的政治主张。
  可以任命一组志愿人员,他(她)们愿意轮流地参加每一次的地方政府的市政会议,愿意充当协会与地方政府之间的联络员的角色。联络员可以陈述在政府的事物决策讨论中社区的利益因素所在,可以很早地介入到影响社区发展的政府事务中并且向董事会报告情况。
  (10)建立有明确的章程和具有明显责任意义的常设委员会
  如果居民界定了一种委员会的作用和责任,设定了发展的明确目标,那么他(她)们更加倾向于参与这种组织。同样,可以把社区的活动安排在人们已经有组织的聚积的地方进行。在活动期间,可以举办一场水景场地舞会或者一场排球赛,那些原先不打算参加社区活动的人由此会加入到各项议程的活动中去。




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